書類・カードを整理するデスクまわりの収納家具

Q1. 書類は、何年保存すればいい？

3つに分けてください。1年、7年、ずっと、です。

1年で捨てるのは、電気・ガス・水道の明細、クレジットカードの利用明細、通販の納品書です。7年残すのは、税金の書類、給与明細、年金の記録、保険の証書。ずっと残すのは、契約書、保証書、戸籍や住民票の写しです。

税務書類の保存期間は、白色申告で5年、青色申告で7年です。会社員でも、医療費控除を受けた年は5年残してください。

Q2. 引き出しの深さは、何cm必要？

A4の書類を寝かせて入れるなら、内寸で幅31cm・奥行き23cm・深さ10cmです。A4は297×210mmなので、5mmの余裕を見ます。

立てて入れるなら、深さは25cm必要です。ファイルボックスを使う場合、高さが31cm以上いるので、引き出しの内寸で高さ32cmを確保してください。

書類用の引き出しは、深さ10〜15cmの浅い段を2つ用意するのが使いやすいです。深い1段にまとめると、下の書類が出てこなくなります。

Q3. カード類は、どう整理する？

カードは、使う頻度で分けます。月に1度以上使うカード（銀行、クレジット、ポイント）は、財布かカードケースに。年に数回のカード（病院、会員証、保険証）は、トレーにまとめます。

トレーの段数は、3段までにしてください。4段以上になると、どこに入れたか分からなくなります。1段あたり10枚が上限です。

カードの台紙は、捨ててください。台紙があると、厚みが3倍になり、同じトレーに30枚しか入りません。

Q4. デスクの上には、何を置いていい？

3点までです。パソコン、照明、筆記具。この3つで、デスクの上は埋まります。

4点目を置くと、書類を広げる場所がなくなります。書類を広げられないデスクは、作業する場所ではなく、物を置く場所になります。

常設するのは、この3点だけにしてください。郵便物、充電器、飲み物は、使うときだけ出します。トレー1つを用意して、そこに一時置きすると、デスクの上が戻ります。

Q5. 家具は、何から揃えればいい？

最初に買うのは、引き出し付きのデスクか、デスクの横に置くチェストです。両方買う必要はありません。

予算が3万円なら、引き出し2段付きのデスク（2万円）と、カード用トレー（3000円）、ファイルボックス5個（5000円）で足ります。

デスクの天板は、幅100cm以上を選んでください。A4の書類を2枚並べると、幅60cm使います。幅80cmのデスクでは、書類とパソコンが重なります。

Q6. 紙そのものを減らすには？

届いた紙を、その場で3つに分けます。捨てる、スキャンする、残す。この3つです。

捨てる物は、その場でシュレッダーに。スキャンする物は、スマホで撮ってPDFにし、原本を捨てます。残す物だけを、引き出しに入れます。

この仕分けを、郵便物が届いた日にやると、書類は増えません。3日置くと、仕分けが面倒になり、机の上に積み上がります。

引き出しの中の並べ方

書類の引き出しは、手前と奥で分けます。手前が今月処理する物、奥が保存する物です。

手前の列には、未処理の郵便物と、今月の明細を入れます。奥の列には、年ごとに分けたファイルを立てます。ファイルの背には、年を書いてください。2026年、2027年と並べると、7年後に迷わず捨てられます。

引き出しの上に、ふたをしないでください。ふたがあると、開ける動作が1回増え、未処理の書類が机の上に残ります。

よくある質問